Grâce au développement d’Internet, nombreux sont les processus orientés sur la sécurité informatique. La dématérialisation est l’un de ces procédés. De nombreuses entreprises et particuliers sont séduits par le concept et commencent à se lancer. Avec sa pratique qui s’est accrue depuis peu, il convient de faire le point. Voici les bases à savoir sur la dématérialisation.
Le concept de la dématérialisation
Avant toute chose, il est très capital de bien maîtriser la notion pour en tirer un maximum de profit. Tout d’abord, la dématérialisation se définit comme l’ensemble des techniques qui suppriment le papier au profit de l’électronique. Il est conçu comme la première étape dans la mise en œuvre d’une politique « zéro papier ».
Il est à remarquer que dématérialisation n’est pas synonyme de numérisation. Cette dernière est tout simplement le transfert sur un support immatériel d’un élément matériel, notamment le support papier. Pour ce faire, on utilise un scanner pour stocker numériquement un document. Par contre, la dématérialisation demande une démarche différente. Effectivement, un document dématérialisé doit être signé électroniquement, horodaté et archivé dans deux lieux distincts comme le mentionne Cyberaccess.
Les enjeux de la dématérialisation pour une entreprise
Si on parle de dématérialisation, ce sont les processus qui sont identifiés et non les supports. Une organisation qui met en place ce type de procédure se tourne vers une dimension digitale. Ici, on parle de « digitalisation d’une entreprise ». Ce dernier consiste à le faire entrer dans l’ère numérique. Faites attention à ne pas le confondre avec le simple concept de « digitalisation ». Ce dernier se rapporte tout simplement aux documents.
D’après ce site, en tant qu’organisation, vous gagnez en efficacité et facilité pour la gestion de vos documents. Productivité et sécurité sont aussi au rendez-vous ! Pour le traitement des factures fournisseurs, par exemple, vous recevrez ces derniers par plusieurs canaux (e-mail, courrier, Échange de Données Informatisées). Ensuite, après vérification, elles seront transmises aux concernées pour validation. Cette procédure va déclencher son paiement. Automatiquement les données comptables seront intégrées dans l’ERP de votre établissement. À noter qu’après toutes les procédures, les factures seront archivées pendant leur durée légale de conservation. Pour vous faciliter la tâche, il existe des offres de dématérialisation en ligne.
