Toute entreprise, dès lors qu’elle est assujettie à la TVA doit mettre en place la facturation électronique. Si cela a concerné, en première instance, les grandes structures, lors de la mise en place de la loi sur la transition numérique, même les TPE doivent s’y préparer. Concrètement, comment faire ?
Facture digitale : c’est quoi exactement ?
La facture électronique ne se contente pas d’être scannée, auquel cas on dirait qu’elle est uniquement dématérialisée.
Les termes de la loi sous-tendent bien certaines différences. Une facture électronique depuis sa création, jusqu’à sa conservation en passant par son envoi respecte les conditions légale en vigueur en la matière.
Comme son pendant papier, elle doit comporter des mentions obligatoires permettant d’identifier l’entreprise, le destinataire, ainsi que des informations sur le produit ou le service (qualité, date de vente ou réalisation de la prestation etc…).
Ce document qui doit faire l’objet d’une signature électronique (certificat électronique qualifié) ne doit pas pouvoir être modifié et fera office de preuve, en cas de litige.
Alors que seuls les documents papiers étaient légalement reconnus en ce sens, la loi du 13 mars 2000 atteste désormais de la valeur juridique d’un document électronique si son contenu est tout à fait lisible (d’où l’importance de ne rien scanner, surtout si le document initial était manuscrit).
Quelles solutions pour passer à la dématérialisation en entreprise ?
Gain de temps, productivité accrue, réduction des coûts administratifs ne sont que quelques-uns des atouts de la dématérialisation en entreprise.
Comme un envoi de facture par voie électronique prend moins de temps que l’envoi d’un courrier postal, cela a un impact positif sur les délais de paiement et donc, sur les finances de l’entreprise. Il est plus facile pour le chef d’entreprise ou le service comptable de suivre la trésorerie en temps réel.
Pour autant, la facturation électronique n’est que le début et il faut s’attendre bientôt à ce que chaque structure vise le zéro papier. Après la facturation, il faut donc compter dans un futur proche gérer son personnel, faire toutes ses actions de marketing ou encore suivre la satisfaction client uniquement de façon digitale.
Sachant le délai qui a été mis en place pour que les entreprises passent à la facturation ; sans succès pour nombreuses d’entre elles, puisque des études prouvent que 53% des entreprises envoient encore leurs factures par voie postale ; le chemin reste long à faire.
Faute de temps et de connaissance, il peut sembler opportun de se faire aider quand on veut répondre à la législation en vigueur et en tirer tous les bénéfices au quotidien.
Tri, récolement, numérisation des archives, choix d’une politique de classement et système d’archivage clair sont quelques-unes des prestations que l’on peut demander à des entreprises spécialisées (exemple : Reisswolf).
Gros plus : en sus des formations qu’elles peuvent prodiguer pour être ensuite pleinement acteurs de la transition numérique dans son entreprise, elles peuvent également se charger de transporter et d’héberger les archives papier pour pouvoir gagner de la surface utile.
